酒店会议接待流程

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　　2、中型会议（50-200人）

　　A、会议地点：昆仑厅

　　B、总跟进人：营销部指定营销人员。重要会议营销部经理亲自跟进。

　　C、会场布置

　　悬挂会议条幅，设背景幕，主席台设立式讲台或课桌式讲台，摆放鲜花，准备有线麦克和无线麦克、根据会议需要准备投影仪、白板等。

　　台形：根据客人需要按剧场式、课桌式或圆桌式摆放，铺白色、红色或绿色桌布及台裙，课桌式台形摆放茶具、矿泉水、纸、笔等。

　　绿色植物：干净无尘，无黄叶，摆放于会场四周，整齐对称。

　　大堂门口处：设立会议接待处，接待台铺绿色或红色台布，并钉好台裙。设立指示牌，安排礼宾人员和营销代表提供迎送、领引、问询服务。

　　会场入口处：设立指示牌，安排会场服务人员做好迎送。

　　翻台：会议和用餐均在昆仑厅时，利用客人休息时间及时翻台。

　　会议协调：连续召开两天及两天以上的会议，营销人员要及时主动了解客人意见与需求，及时协调改进工作。

　　D、会场服务

　　根据会议需要安排会场服务人员，会议接待领班和营销人员全程跟踪会议服务。

　　3、小型会议（50人以下）

　　A、会议总跟进人：营销部指定营销代表

　　B、会场布置：

　　台形：根据客人需要按回形或U形摆放，悬挂会议条幅，准备麦克、纸、笔、矿泉水、摆放茶具

　　绿植花卉：摆放于回形、U形中心处，以及会场四周，整齐对称，无灰尘、无黄叶，根据客人需求和会议层次，回形中心处也可摆放鲜花。

　　翻台：会议和用餐在同一场地，利用客人休息时间及时翻台。

　　会场服务：

　　根据会议需要安排会议服务人员，会议接待领班检查指导会议服务情况。营销代表全程跟踪会议服务。

　　三、会议质检

　　1、行政人事部和营销部共同负责会议接待质量检查工作。营销部总跟进人与行政人事部质检员对各相关部门的工作落实情况于会前逐一进行检查，填写《会议接待质量综合评定一览表》，相关部门会议接洽人签字确认。会议结束后征求客人意见，对各部门会议接待工作进行总结。

　　2、对于大型会议、重要会议，行政人事部须全程跟踪质检。

　　3、参与接待的全体部门根据会议接待工作实际填写会议接待意见反馈，并报送行政人事部。

　　4、行政人事部根据会议质检和各部门意见反馈，对会议接待工作进行总体评价，并报送总经办。

　　5、对于工作中出现的不作为事项和责任问题，经行政人事部调查了解情况属实，酒店将对相关责任人实施处罚。

　　四、具体要求

　　1、各部门要顾全大局，相互配合，密切协作，特别是各有关部门要配合好营销部的工作，接受营销部的组织、协调、安排和指挥。

　　2、各有关部门相关人员在会议接待工作中，要善于发现问题，及时排查会议接待可能出现的漏洞，除按计划要求做好相应准备工作外，还要结合本部门岗位工作实际做好接待预案，相互提醒。对于接待计划未予明确要求、部门未有预见，在会议接待中出现责任问题，问题出现在哪个部门，哪个部门与营销部共同承担责任。所有参与接待人员要熟知会议相关事项。

　　3、营销部要详细、准确地了解会议各项信息及主办方的要求，会议接待计划要准确、详细，原则上至少提前两天印发会议接待计划，大型会议提前一个星期印发，

　　4、对于会议接待过程中不确定性事项，营销人员要勤与客人沟通联络，准确掌握会议动态和变更信息，及时通知各有关部门，妥善处理和协调酒店内部与会议接待相关的各项工作。对于接待过程中的变更信息，各部门要认真对待，急客人所急，克服困难，尽己所能满足客人的合理需求，提高酒店美誉度。

　　5、各部门要指定会议接待接洽人，负责与营销部营销人员工作对接。会议接洽人名单报至营销部和总经办，有变动做到随时通知。

　　6、做好会议信息对接，营销部会议总跟进人要把各部门的接洽人介绍给会议主办方，以方便客人随时解决相关接待事项。对于会议主办方的需求，各部门相关接洽人要妥善解决，并及时将主办方需求信息反馈给总跟进人，确保酒店账款安全。

　　7、营销部对客账结算工作负总责，须将会议订房标准及数量、订台标准及数量、有偿提供物品、结账人、结账方式等账务信息提前告之各有关

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